Automatyzacja procesów biznesowych – zwiększenie potencjału biznesowego przy pomocy automatyzacji

Kluczowe komponenty automatyzacji procesów biznesowych to:

• Automatyzacja sekwencyjnych i rutynowych zadań oraz procesów w celu osiągnięcia określonych celów biznesowych.
• Łączenie i integracja danych z różnych systemów oraz źródeł, która zapewnia płynny przepływ informacji między działami wewnątrz firmy.
• Wprowadzenie zasad i logiki biznesowej w celu zautomatyzowania procesów podejmowania decyzji bez ciągłej interwencji człowieka.
• Automatyzacja tworzenia, przechowywania, wyszukiwania i przetwarzania dokumentów, która redukuje konieczność ręcznej obsługi dokumentów.
• Automatyzacja zadań lub czynności, takich jak wprowadzanie danych, ich walidacja oraz generowanie raportów, która oszczędza czas i minimalizuje błędy.
• Wprowadzenie automatycznych powiadomień i alertów, które informują o statusie procesów i ważnych zdarzeń.
• Zapewnienie bezproblemowej integracji z istniejącym oprogramowaniem i systemami w organizacji.

Sukces implementacji BPA zależy nie tylko od technologii, lecz także od podejścia i zaangażowania dostawcy usług. W TUATARA rozumiemy znaczenie współpracy i elastycznego podejścia, otwartej postawy wobec technologii oraz świadomej oceny kosztów rozwiązania w stosunku do korzyści biznesowych. Zaangażowanie w zrozumienie potrzeb klienta i ciągłe wsparcie ze strony dedykowanego zespołu przyczyniają się do sukcesu naszych inicjatyw w zakresie automatyzacji procesów biznesowych.

Główne korzyści z automatyzacji procesów biznesowych

Automatyzacja procesów biznesowych pozwala organizacjom zwiększyć efektywność, ograniczyć interwencję manualną i podnieść poziom produktywności. Umożliwia pracownikom przekierowanie swoich kompetencji ku bardziej strategicznym i kreatywnym aspektom pracy. Ta zmiana optymalizuje alokację zasobów, zapewniając, że cenny potencjał ludzki jest wykorzystywany do zadań wymagających myślenia krytycznego i innowacji.

Automatyzacja usprawnia wykonanie zadań, znacznie redukując czas i wysiłek potrzebny do realizacji procesów. Owocuje to szybszym i bardziej efektywnym wykonywaniem operacji biznesowych, co dostosowuje się do dynamicznych potrzeb organizacji.

W jednym z naszych use case’ów wdrożenie BPA spowodowało obniżenie okresu oczekiwania w procesie o 98%, skracając go z 7 dni do zaledwie 3 godzin. Nie tylko zwiększyło to satysfakcję klientów, ale również zwiększyło ich zaangażowanie.

W przypadku innego klienta wykorzystaliśmy automatyzację do natychmiastowego generowania dokumentów. Dokumenty bazowały na danych z wewnętrznych systemów. BPA pozwoliło na ich momentalne wygenerowanie, co wyeliminowało opóźnienia i zwiększyło ogólną efektywność operacji. 

Dodatkowo, dzięki automatyzacji rutynowych i powtarzalnych zadań, organizacje mogą ograniczyć koszty pracy i zminimalizować błędy. Prowadzi to do znacznych oszczędności kosztów, pozwalając przekierować zasoby na bardziej strategiczne inicjatywy.

Jedna z instytucji finansowych osiągnęła znaczny wzrost przychodów w stosunku do poprzedniego roku, wprowadzając rozwiązania kognitywne w dziale sprzedaży i operacji. Dzięki automatyzacji firma zoptymalizowała istniejące procesy, co wygenerowało dodatkowe przychody i zyski. Udało się również wyeliminować ryzyko ludzkich błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem i przetwarzaniem danych, zapewniając bardziej precyzyjne i niezawodne wyniki.

Wdrożenie BPA spowodowało też znaczący wzrost produktywności. Ten sam zespół jest teraz w stanie zrealizować o 46% więcej procesów dzięki automatyzacji rutynowych zadań. Pozwala to pracownikom skoncentrować się na zadaniach o wysokiej wartości, maksymalizując produktywność siły roboczej.

BPA zapewnia, że każda komunikacja z klientami jest rejestrowana, tworząc sprawozdania audytowe, które zapewniają przejrzystość i umożliwiają ponoszenie odpowiedzialności za dane. Nasze rozwiązania oferują 360-stopniowy obraz klienta, umożliwiający dostęp do informacji z dowolnego zdarzenia w systemie. Zwiększa to skuteczność podejmowania decyzji i zarządzania relacjami z klientami.

W innym naszym wdrożeniu, rozwiązanie BPA skutecznie zdołało obsłużyć 80 000 przypadków klientów i związanych z nimi dokumentów w branży ubezpieczeniowej. Ta skalowalność była kluczowa dla dostosowania się do wzrostu biznesu i zwiększenia wydajności.

BPA pozwala organizacjom narzucić spójne procesy, redukując ryzyko niezgodności z przepisami i standardami branżowymi. Zautomatyzowane procesy systematycznie spełniają lub przekraczają założone w umowie SLA (ang. service level agreement, SLA) kluczowe wskaźniki efektywności (ang. key performance indicators, KPI), zapewniając terminową i niezawodną dostawę usług. BPA standaryzuje korespondencję z klientami, sprawiając, że jest bardziej czytelna, zrozumiała i zgodna z polityką działów oraz wymaganiami prawnymi.

Projektowanie i wdrażanie procesów

Projektowanie i wdrażanie procesów to metodyczne podejście do tworzenia i doskonalenia zautomatyzowanych przepływów pracy w celu ich usprawnienia. Automatyzacja procesów biznesowych wykorzystuje zaawansowane technologie do automatyzacji powtarzalnych i manualnych zadań, ograniczając interwencję ludzką i wzmacniając efektywność operacyjną.

Projektowanie procesów zakłada staranne opracowanie kompleksowego planu lub projektu zautomatyzowania konkretnego procesu biznesowego. Obejmuje to identyfikację zadań, punktów decyzyjnych, wymagań wejściowych i ogólnego przebiegu działań przeznaczonych do automatyzacji.

Na fazę projektowania składa się:

• Określenie celów poprzez klarowne ich sformułowanie, zrozumienie wymaganych rezultatów i identyfikację problemów, które mają zostać rozwiązane.
• Mapowanie przepływu pracy, które wymaga manualnego lub półautomatycznego rozłożenia procesu na poszczególne kroki, często wizualizowane za pomocą flowchartów do zobrazowania sekwencji zadań i zależności.
• Zrozumienie wymagań dotyczących danych i integracji, które obejmuje identyfikację niezbędnych danych wejściowych i wyjściowych dla każdego zautomatyzowanego zadania oraz określenie, w jaki sposób proces integruje się z istniejącymi systemami i bazami danych.
• Zarządzanie wyjątkami, czyli przewidywanie potencjalnych błędów w procesie, projektując punkty decyzyjne i zasady efektywnego zarządzania procesem.
• Określenie roli użytkownika w zautomatyzowanym procesie, czyli rozróżnienie, gdzie potrzebna jest ludzka interwencja oraz projektowanie interfejsów.

Faza wdrożenia procesu oznacza fazę wykonawczą, w której zostaną wdrożone zaprojektowane zautomatyzowane przepływy pracy. Obejmuje to konfigurowanie narzędzi automatyzacji, zintegrowanie ich z systemami oprogramowania i zapewnianie płynnego działania procesu.

Kluczowe kroki w fazie wdrożenia procesu obejmują konfigurację narzędzi i platform automatyzacji oraz definiowanie zasad i warunków przepływu pracy. Integracja z systemami wymaga połączenia z odpowiednimi oprogramowaniami i bazami danych, aby zapewnić płynny przepływ danych. Jeśli interakcje z użytkownikami są częścią zautomatyzowanego procesu, ważne jest ich szkolenie w kierunku współdziałania z systemem i poznania swoich ról.

Testowanie i zapewnienie jakości obejmuje kompleksową ocenę zautomatyzowanego przepływu pracy, w tym testy użytkowników, w celu zidentyfikowania i naprawienia ewentualnych błędów lub nieefektywności. Wdrożenie polega na uruchomieniu zautomatyzowanego procesu w środowisku produkcyjnym i monitorowaniu początkowych etapów wdrożenia pod kątem nieoczekiwanych problemów.

Monitorowanie i optymalizacja obejmują wprowadzenie mechanizmów do śledzenia wydajności zautomatyzowanego procesu i ciągłego doskonalenia go na podstawie opinii i kluczowych wskaźników wydajności.

W TUATARA wiemy, że projektowanie i wdrażanie procesów to kluczowe fazy i wymagają one skrupulatnego planowania, wizualizacji i realizacji. Dobrze zaprojektowane i efektywnie wdrożone rozwiązanie BPA może znacząco zwiększyć efektywność i ogólną wydajność biznesową, jak w poniższych przykładach:

• Samochód w leasingu online – digitalizacja procesu finansowania pojazdów
• IBM watsonx Assistant – bezpieczny silnik do budowania asystentów kontekstowych
• Actionbot i ChatGPT – najinteligentniejszy chatbot AI jeszcze bardziej ludzki

Zarządzanie dokumentami

Zarządzanie dokumentami obejmuje systematyczną organizację, przechowywanie, wyszukiwanie i śledzenie dokumentów w ramach zautomatyzowanych przepływów pracy. Skuteczne zarządzanie dokumentami to kluczowy element automatyzacji procesów biznesowych, który ma na celu usprawnienie i optymalizację procesów biznesowych.

Zarządzanie dokumentami obejmuje:

• Zbieranie i przekształcanie dokumentów fizycznych lub cyfrowych w format odpowiedni do ich przetwarzania i przechowywania. W początkowych etapach procesu biznesowego istotne dokumenty, takie jak faktury, umowy czy formularze, muszą być zbierane i udostępniane do automatyzacji.
• Indeksowanie, które przypisuje metadane lub tagi dokumentom, ułatwiając ich łatwe wyszukiwanie i organizację. Kategoryzacja obejmuje klasyfikowanie dokumentów na podstawie ich treści lub typu. Prawidłowe indeksowanie i kategoryzacja umożliwiają systemom BPA skuteczne zrozumienie i przetwarzanie dokumentów, zwłaszcza przy procesach podejmowania decyzji.
• Bezpieczne przechowywanie elektronicznych dokumentów w scentralizowanym repozytorium oraz ich odzyskiwanie, czyli proces lokalizowania i dostępu do przechowywanych dokumentów w razie potrzeby. Szybki dostęp do niezbędnych informacji jest istotny dla efektywnej automatyzacji przepływów pracy, a skuteczne mechanizmy przechowywania i odzyskiwania pomagają zminimalizować opóźnienia.
• Integrację z przepływem pracy, która bezproblemowo łączy dokumenty z określonymi etapami lub zadaniami. Zapewnia ona to, że odpowiednie dokumenty są dostępne we właściwym czasie, ułatwiając automatyzację zadań związanych z dokumentacją i punktami decyzyjnymi.
• Zapewnienie dokładności i aktualności dokumentów, zapobiegając błędom wynikającym z przestarzałych informacji. W dynamicznych procesach biznesowych dokumenty mogą ulegać zmianom, a kontrola wersji w zarządzaniu dokumentami gwarantuje, że systemy BPA pracują z najnowszymi i precyzyjnymi wersjami.
• Ochronę dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem, ich zmianami lub utratą. Zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności jest równie istotna, zwłaszcza przy obsłudze poufnych informacji. Wszystko to dostosowuje zautomatyzowane procesy do wymogów prawnych i bezpieczeństwa.
• Możliwość równoczesnej pracy wielu użytkowników nad dokumentami lub ich przeglądania.
• Audyty, które dostarczają kompleksowego zapisu działań związanych z dokumentami, zwiększając odpowiedzialność i przejrzystość.

W TUATARA wiemy, że skuteczne zarządzanie dokumentami jest integralne dla sukcesu automatyzacji procesów biznesowych. Dobrze zintegrowane i efektywne zarządzanie dokumentami sprawia, że rozwiązania BPA działają bezproblemowo, co skutkuje usprawnieniem procesów, ich zwiększoną dokładnością i poprawą produktywności.

Możesz dowiedzieć się więcej na podstawie jednego z naszych use case’ów w zarządzaniu dokumentami oraz poniższych przykładów:

• Jak usprawnić obsługę dokumentów w instytucjach finansowych?
• Inteligentne przetwarzanie dokumentów transportowych
• SensID Catalog

Zarządzanie API

Skuteczne zarządzanie interfejsami programowania aplikacji (ang. application programming interface, API) ma kluczowe znaczenie dla tworzenia efektywnych, połączonych systemów, które sprzyjają bezproblemowej wymianie danych między różnymi aplikacjami i usługami. Zarządzanie API to proces, który obejmuje ich projektowanie, wdrażanie i utrzymanie.

Zarządzanie API usprawnia integrację różnych systemów i aplikacji, oferując ustandaryzowany środek komunikacji. W automatyzacji procesów biznesowych, gdzie wiele procesów i narzędzi wymaga synchronizacji, interfejsy API umożliwiają różnym komponentom wymianę danych, zwiększając efektywność zautomatyzowanych przepływów pracy. Ponadto ustanawiają one standardy i protokoły wymiany danych, zapewniając spójność i kompatybilność między zintegrowanymi systemami.

Co więcej, zarządzanie API ułatwia płynny przepływ danych między aplikacjami i usługami, określając strukturę i format wymienianych danych. Platformy zarządzania API często obejmują narzędzia do monitorowania i analizy, śledzenia wydajności i użytkowania interfejsów. Monitorowanie wydajności API dostarcza wgląd w interakcję różnych komponentów w ramach systemów automatyzacji procesów biznesowych, a ich analiza pomaga zidentyfikować wąskie gardła (ang. bottlenecks), optymalizować wykorzystanie zasobów i poprawiać ogólną wydajność systemu.

Platformy do zarządzania API potrafią obsługiwać błędy i budować odporność w procesach opartych na API. Zautomatyzowane przepływy pracy mogą napotkać błędy lub przerwy w komunikacji Zarządzanie API pomaga na projektowanie procesów, które sprawnie obsługują takie sytuacje, zapewniając ich solidność i niezawodność.

Zarządzanie API ułatwia też skalowalność systemów automatyzacji procesów biznesowych, dostarczając mechanizmy do obsługi zwiększonej ilości danych. W miarę rozwoju procesów biznesowych API mogą doświadczać wzmożonego zapotrzebowania. Odpowiednie zarządzanie nimi optymalnie wykorzystuje zasoby, równoważy obciążenia i wdraża strategie ich buforowania. Zapewnia też przestrzeganie polityki, standardów i wymagań wewnątrz organizacji. Biorąc pod uwagę wykorzystanie wrażliwych danych w automatyzacji procesów biznesowych, zarządzanie API musi zapewniać zgodność z wymaganiami prywatności, normami organizacyjnymi, protokołami bezpieczeństwa i przepisami prawnymi.

W TUATARA zarządzanie API stanowi integralną część automatyzacji procesów biznesowych, umożliwiając płynną integrację systemów, zapewniając bezpieczeństwo i ułatwiając efektywny przepływ danych między różnymi komponentami. Możesz przeczytać więcej o naszych rozwiązaniach, które rozpędzają API economy.

Rozwój i utrzymanie usług integracyjnych

Rozwój i utrzymanie usług integracyjnych sprzyjają płynnej komunikacji i współpracy między różnymi systemami, aplikacjami i procesami.

W fazie rozwoju usług integracji główne wysiłki skierowane są na określenie celów integracji, wybór odpowiednich wzorców oraz dostosowanie stosu technologicznego. Tworzenie dobrze zaprojektowanych interfejsów API, wdrażanie architektur opartych na zdarzeniach oraz ustanawianie zasad mapowania danych są niezbędne dla zapewnienia spójności i kompatybilności usług.

Bezpieczeństwo danych, ich testowanie oraz dokładna dokumentacja dodatkowo wzmacniają rozwój integracji, a skalowalność i optymalizacja wydajności muszą być podejmowane z rozwagą. Wszystko to, żeby poradzić sobie z rosnącymi ilościami danych i ich obciążeniem.

W fazie utrzymania usług integracji stosuje się skoncentrowane podejście, wdrażając narzędzia monitorujące i mechanizmy wsparcia dla rozwiązywania problemów. Regularne aktualizacje środków bezpieczeństwa, kontrola wersji w utrzymaniu API oraz ciągły audyt dokumentacji gwarantują trwałą niezawodność usług integracyjnych.

Ciągła optymalizacja i planowanie skalowalności powinny być rutyną w utrzymania usług,  dostosowując się do zmieniających się wymagań biznesowych. Kontrole zgodności, sesje szkoleniowe i przekazywanie wiedzy pozwalają na ciągle doskonalenie procesów, zachęcając użytkowników i pracowników do dzielenia się cennymi opiniami.

Świadomie stawiając na te aspekty zarówno podczas fazy rozwoju, jak i utrzymania, TUATARA zapewnia solidne usługi integracyjne, niezbędne do zapewnienia firmom płynnej automatyzacji procesów biznesowych.

Oferujemy różne integracje zarówno z zewnętrznymi źródłami danych, ale także w obrębie własnych produktów. Dowiedz się więcej o naszych integracjach z tego artykułu.

Automatyzacja i optymalizacja przepływów pracy

Automatyzacja przepływów pracy wykorzystuje technologię do usprawniania i automatyzacji sekwencyjnych oraz powtarzalnych zadań w ramach procesu biznesowego. Obejmuje procesy, wprowadzanie i weryfikację danych oraz komunikację między systemami. Eliminuje manualną pracę, bezproblemowo integruje różne systemy, wprowadza zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz wysyła odpowiednie powiadomienia na temat statusu danego procesu.

Optymalizacja przepływów pracy w ramach automatyzacji procesów biznesowych wykracza poza samą automatyzację. Skupia się na doskonaleniu sekwencji zadań, działań i procesów. Ma na celu zwiększenie efektywności, zmniejszenie ilości błędów oraz poprawę ogólnej wydajności.

Główne korzyści płynące z połączenia automatyzacji i optymalizacji przepływów pracy to:

• Zwiększona efektywność dzięki przyspieszeniu precyzyjnego wykonywania zadań.
• Mniejsza ilość błędów przez złagodzenie ryzyka związanego z manualnymi zadaniami i wprowadzaniem danych.
• Spójność w stosowaniu zasad i procesów biznesowych.
• Lepsza widoczność statusów przepływów pracy, ułatwiająca ich monitorowanie.
• Skalowalność w obsłudze większych wolumenów danych bez proporcjonalnego zwiększania zasobów.
• Oszczędność poprzez redukcję wysiłku manualnego i strategiczne alokowanie zasobów.
• Adaptowalność zoptymalizowanych przepływów pracy, która zapewnia elastyczność organizacyjną.
• Poprawa doświadczenia klienta poprzez usprawnienie procesów i szybszy czas reakcji.
• Przewaga konkurencyjna dzięki efektywnej pracy i szybkiego reagowania na wymagania rynku.

W TUATARA automatyzacja i optymalizacja przepływów pracy są integralnymi elementami BPA. Napędzają efektywność, minimalizują błędy i wprowadzają kulturę ciągłego doskonalenia w obrębie organizacji. Zasady te pozwalają firmom ulepszyć swoją operacyjność i utrzymać elastyczność w dynamicznym środowisku biznesowym.

Projektowanie i wdrażanie architektury SOA

Architektura SOA (ang. service-oriented architecture, SOA) organizuje aplikacje oprogramowania w zbiór luźno powiązanych, interoperacyjnych usług, z których każda reprezentuje określoną funkcjonalność biznesową. Obejmuje zarządzanie zadaniami, przetwarzanie danych oraz interakcje niezbędne do wykonywania procesów biznesowych, które sprzyjają ich adaptacyjności i ponownemu wykorzystywaniu.

Kluczowe elementy SOA w automatyzacji procesów biznesowych to:

• Identyfikacja i zdefiniowanie usług.
• Określenie konsumentów usług (aplikacji lub komponentów w ekosystemie BPA).
• Wdrożenie scentralizowanego rejestru usług do przechowywania danych i ich odkrywania.
• Ustanowienie jasnych, standaryzowanych zasad określających wejścia, wyjścia i zachowanie usług.

SOA wprowadza elastyczność do procesów biznesowych, umożliwiając dodawanie lub modyfikowanie usług bez zakłócania całego systemu. Jej fundamentem jest ponowne wykorzystywanie, które umożliwia korzystanie z usług w ramach wielu procesów biznesowych, zwiększając efektywność i minimalizując ich nadmiarowość.

Skalowalność rozwiązań BPA osiąga się dzięki niezależnemu skalowaniu każdej usługi w zależności od zapotrzebowania. Interoperacyjność zapewnia bezproblemową komunikację i integrację między różnymi komponentami ekosystemu BPA, tworząc spójne środowisko operacyjne.

Projektowanie i wdrażanie architektury SOA stanowi fundament dla tworzenia elastycznych, skalowalnych i interoperacyjnych rozwiązań. Umożliwia to organizacjom osiągnięcie większej elastyczności i efektywności w inicjatywach BPA, dostosowując infrastrukturę technologiczną do dynamicznych wymagań współczesnych procesów biznesowych. W załączonym artykule możesz przeczytać więcej na temat naszej implementacji architektury SOA.

Poprawa automatyzacji procesów biznesowych dzięki sztucznej inteligencji

Połączenie sztucznej inteligencji (ang. artificial intelligence, AI) z automatyzacją procesów biznesowych zapewnia strategiczne podejście do zwiększenia efektywności w organizacji, podejmowania lepszych decyzji biznesowych i poprawę wydajności procesów. Główny nacisk kładzie się na zadania powtarzalne, struktury oparte na regułach i przetwarzanie danych.

Pełne zrozumienie zdolności sztucznej inteligencji, od przetwarzania języka naturalnego (ang. natural language processing, NLP) i uczenia maszynowego (ang. machine learning, ML) po widzenie komputerowe i analizę predykcyjną, pozwala wybrać technologię dostosowaną do konkretnych zadań. Zapewnienie płynnego procesu integracji obejmuje wybór lub rozwijanie narzędzi automatyzacji procesów biznesowych, które bez problemu obsługują AI, umożliwiając płynną komunikację i wymianę danych między powiązanymi komponentami. Wykorzystanie AI do ekstrakcji i przetwarzania danych, wspomagane technologiami takimi jak optyczne rozpoznawanie znaków (ang. optical character recognition, OCR), ułatwia pozyskiwanie informacji z zeskanowanych dokumentów i faktur.

Zastosowanie analizy predykcyjnej, wykorzystującej algorytmy ML, umożliwia organizacjom analizę danych historycznych w celu prognozowania przyszłych wyników. Jest to szczególnie istotne w prognozowaniu popytu, planowaniu zasobów i optymalizacji procesów.

Wprowadzenie AI do procesów automatyzacji wpływa na poprawę procesów podejmowania decyzji, dzięki korzystaniu z modeli ML do rozpoznawania wzorców danych i dostarczania dobrze dopasowanych rekomendacji. NLP dodatkowo przyczynia się do automatyzacji komunikacji, wdrażając chatboty, asystentów wirtualnych i zautomatyzowane odpowiedzi do efektywnego obsługiwania rutynowych zapytań.

Takie rozwiązania pozwalają pracownikom skoncentrować się na bardziej skomplikowanych zadaniach. Ciągłe uczenie się gwarantuje, że modele AI dostosowują się do odpowiednich wymagań i są regularnie aktualizowane nowymi danymi, aby zwiększyć precyzję ich działań.

Podczas integracji AI z automatyzacją jednym z kluczowych aspektów jest przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i zgodności z coraz bardziej wymagającymi standardami prywatności danych. Szyfrowanie i kontrola dostępu do danych to niezbędne zabezpieczenia, dlatego też procesy BPA zintegrowane z AI powinny być ciągle monitorowane.

Organizacje, które dostrzegają związek między AI a BPA, będą w stanie zautomatyzować skomplikowane procesy, usprawnić kompleksowe funkcje i odkryć nowe możliwości innowacji i efektywności.